Zölden működik az Ön irodája? Szeretné magát megkülönböztetni más zöld irodáktól?
A KÖVET Egyesület Zöld Iroda Programjában eddig több mint 120 szervezetnél honosodott meg a környezetkímélő- és emberbarát irodai működés, valamint a munkatársak fenntarthatósági szemléletformálása.
A program elemei:
- szakértői tevékenység,
- Zöld Iroda-verseny (irodák számára)
- Zöld Iroda-kiállítás (a témához kapcsolható szolgáltatók és érdeklődők számára)
- Zöld Iroda Minősítés
A Zöld Iroda Program alapját az ökotérképezés módszerével zajló helyszíni felmérés adja. Ennek során kerülnek azonosításra a környezeti problémák és jó gyakorlatok. Ezt követően intézkedési javaslatokat dolgoz ki az iroda, amelyeket környezeti, gazdasági és megvalósíthatósági szempontból értékel.
A Zöld Iroda Program bevezetésének következő szakaszát az intézkedési javaslatokból összeálló akcióprogram megvalósítása alkotja. A folyamat fontos részét képezi a munkatársak bevonása, környezettudatosságuk növelése.
Zöld Iroda fejlesztése
Helyszíni felmérés és adatgyűjtés előkészülettel
A vállalat Zöld Iroda-koordinátora a KÖVET szakértőjével bejárja az irodákat és a kapcsolódó területeket, ahol az ökotérképezés módszerének segítségével azonosítják a környezeti problémákat, és összegyűjtik a szükséges adatokat a teljes irodaház területén.
A munkatársak bevonása az egyoldalas Környezeti „időjárás-jelentés” kitöltésével történik, amely segítségével megtudható, hogy a dolgozók szerint mely területeken lehetne javulnia a szervezetnek, illetve melyek azok a területek, ahol nincsenek problémák környezeti szempontból.
Adatok kiértékelése, Zöld Iroda-csapat kialakítása
A bejárás után az információkat összegzik. Az eredmények, adatok és információk feldolgozását, és kiértékelését követően a felmerülő problémákra megoldási és továbbfejlesztési javaslatokat kidolgoznak ki a szervezeti struktúrához és működéshez alkalmazkodva. A vállalat munkatársaiból Zöld Iroda-csapatot alakítanak ki a szervezet funkcionális egységei alapján.
Akcióprogram kidolgozása, prezentálása
A bejárás és az összegzés során felmerült problémák és javaslatok környezeti, gazdasági és megvalósíthatósági elemzése alapján megállapítják az intézkedések megvalósításának prioritási sorrendjét, és összeállítják a Zöld Iroda Akcióprogramot. Az egyes elvégzendő feladatokhoz felelősöket és határidőket is rendelnek.
Ezután kerül sor a kidolgozott akcióprogram prezentálására és egyeztetésre a szervezet vezetőségével és a programért felelős személyekkel. Ennek célja, hogy az akcióprogram a szervezet éves programjának szerves része lehessen, valamint, hogy a zöldülés ütemezése kialakuljon.
Akcióprogram megvalósítása
Az akcióprogram megvalósítása négy hónapon keresztül zajlik a vállalat Zöld Iroda-koordinátorának vezetésével, a Zöld Iroda-csapat aktív közreműködésével és minden munkatárs bevonásával. Ennek célja, hogy a vállalat irodai működésének környezet- és emberbarát szempontú átalakításával Zöld Irodává váljon.
Egyeztetés, konzultációs lehetőség
A program során a KÖVET szakértői készséggel állnak rendelkezésre folyamatos konzultációs lehetőséget biztosítva a felmerülő kérdések megválaszolására, az esetleges nehézségek megoldására (telefonon, e-mailen keresztül).
Fél év elteltével a program felülvizsgálata
Az akcióprogram prezentálása után fél évvel a KÖVET szakértőinek vezetésével, valamint a munkacsoport tagjainak részvételével történik az iroda monitoring bejárása, a program felülvizsgálata és az eredmények közös értékelése. Szükség esetén szintén ekkor történik a módosítások egyeztetése és újabb program indítása, ütemezése.
Zöld Iroda Minősítés
A KÖVET-hez forduló irodák részéről merült fel az igény, hogy megkülönböztethetők legyenek a többi zöld irodától, és ezt független szakértő hitelesítse. Ebből a célból a KÖVET Magyarországon elsőként dolgozta ki a Zöld Iroda Minősítés kritériumrendszerét, amelynek teljesítése esetén az irodák Minősített Zöld Irodává válnak. A minősítési folyamat egy önértékeléssel kezdődik, amelynek eredményét és a kritériumrendszernek való megfelelést a KÖVET szakértői helyszíni audit keretében ellenőrzik. Megfelelés esetén – a tanúsítvány és a Zöld Iroda Minősítő levél átadását követően – az iroda rendszeresen küld információkat a KÖVET számára a szinten tartásról. A Zöld Iroda Minősített Munkahely cím megtartásához kétévente megújító audit szükséges.
A Zöld Iroda Minősítés folyamata
Önértékelő teszt
A minősítés előfeltétele az önértékelő teszt elektronikus kitöltése. Ezen teszt kitöltésével kívánjuk biztosítani, hogy minősítő szolgáltatásunkat csak olyan szervezetek rendeljék meg, melyek környezeti teljesítménye valóban megközelíti a tanúsítvány elnyeréséhez szükséges minimumot.
Helyszíni audit
A helyszíni bejárás alkalmával a KÖVET Zöld Iroda-szakértői az önértékelő tesztben foglaltak hitelességét, az iroda erőforrás gazdálkodását, az irodai zöld beszerzést, a dolgozók egészségmegőrzésére tett intézkedéseket, az iroda kibocsátásait és a munkatársak környezettudatosságát ellenőrzik.
Értékelés a szakértők véleménye alapján
Megfelelés: a minősítés folyamata során a szakértők megfelelőnek találják az iroda működését.
Nem megfelelés:
1-es típusú nem megfelelés: a minősítő folyamat során szakértőink kisebb kizáró hibát észlelnek. Amennyiben a szervezet egy hónapon belül vállalja a hiányosság pótlását, felülvizsgálat kérhető.
2-es típusú nem megfelelés: a minősítő folyamat során szakértőink egy területet érintően apró hiányosságokat találnak. Pótdíj ellenében az adott területre ½ éven belül pótaudit kérhető.
3-as típusú nem megfelelés: a szakértők véleménye szerint az adott iroda a minősítési folyamat során egyértelműen nem bizonyult megfelelőnek.
Tanúsítvány kibocsátása, logóhasználati jog megadása, bejegyzés
A minősítést megszerző iroda jogot szerez a Zöld Iroda Minősített Munkahely logó használatára, megszerzi a KÖVET által kiállított tanúsítványt, valamint bejegyzésre kerül a hazai Minősített Zöld Irodák közé.
Felülvizsgálat
A minősítést megszerző iroda évente köteles dokumentált önálló belső felülvizsgálatot tartani, melyet a KÖVET szakértői ellenőrizhetnek.
Jelentés
A minősített iroda köteles évente összefoglaló jelentés küldeni a KÖVET-nek az elmúlt év céljainak teljesüléséről és a következő év új céljairól. A jelentés birtokában a KÖVET elfogadó levelet állít ki, melynek birtokában az adott szervezet a tanúsítvány használatára a második évben is jogot szerez.
Megújító audit
Két év elteltével a minősített irodának megújító audit elvégeztetése szükséges a védjegy és a tanúsítvány megtartásához. A megújító audithoz új szerződés kötése szükséges.
A Zöld Iroda Minősítés fő kritériumai
- A Zöld Irodát üzemeltető szervezetnek méretétől függően rendelkeznie kell egy, vagy több koordinátorral, amely személy(ek) felelős(ek) a környezet- és emberbarát működés megvalósulásáért, annak fenntartásáért és folyamatos fejlődéséért.
- A szervezetnek meg kell fogalmaznia az iroda üzemeltetési politikáját, és gondoskodnia kell arról, hogy azt minden irodai munkatárs ismerje és feladatait annak szellemében végezze.
- A szervezetnek működését évente felül kell vizsgálnia, célokat kell kitűznie (határidőkkel, felelősökkel) a fejlődés érdekében, és meg kell vizsgálnia az előző éves célok teljesülését.
- A Zöld Iroda Tanúsítványt kétévente meg kell újíttatni a KÖVET-tel, amihez egy átfogó audit szükséges. Az auditon, akár csak a tanúsítvány első megszerzésekor a KÖVET szakértő vizsgálják az iroda erőforrás gazdálkodását, az irodai zöld beszerzést, a dolgozók egészségmegőrzésére tett intézkedéseket, az iroda kibocsátásait és a munkatársak környezettudatosságát.
- A Zöld Iroda üzemeltetéséhez elengedhetetlen a munkatársak képzése, tudatosságuk mélyítése.
- A szervezetnek éves eredményeiről és céljairól egy rövid kérdőíves formában (elektronikusan) jelentést kell tennie a KÖVET-nek.
Referencialista
A KÖVET Egyesület az alábbi referenciákkal rendelkezik Zöld Iroda Programok lebonyolítása terén:
- Nemzeti Hírközlési Hatóság (2008)
- Profi Power Kft. (2008)
- Denso Gyártó Magyarország Kft. (2009)
- Kinnarps Hungary Kft. (2009)
- Numil Kft. (2009)
- SGS Hungária Kft. (2009)
- Beltex Ingatlan Kft. (2010)
- GE Hungary Zrt. (2010)
- Chinoin Zrt. (2011, 2012)
- ELTE Vezér Úti Kollégium (2011)
- Magyar Biokultúra Szövetség (2011)
- MARS Magyarország Értékesítő Bt. (2011)
- Zöld Iroda Vándorkiállítás és képzés 5 városban (2011)
- Az elmúlt évek Zöld Iroda versenyein induló 122 iroda felkészítése és auditálása (2008-2011)
- Martin János Szakképző Iskola, Miskolc (2012)
- Kinnarps House Kereskedelmi Kft. (2014) – Zöld Iroda Minősítés
- Tetra Pak Csomagolóanyag gyártó Zrt. (2013, 2015, 2017, 2020, 2021, 2023) – Zöld Iroda Minősítés
- BAT Pécsi Dohánygyár Kft.(2016) – Zöld Iroda Minősítés
- Human Dialogue Kft. (2018) – Zöld Iroda Minősítés
- Magyar Nemzeti Bank (2019, 2022) – Zöld Iroda Minősítés
- KÖVET 25 Program során a Zöld Iroda / Zöld Munkahely kategóriában 3 pályázó felkészítése (2020) – Budapest Főváros XI. Kerület Újbuda Önkormányzata, Ferling Kft., SZ+C Stúdió Kft.
- Magyar Műhely Közhasznú Alapítvány (2021)
- FGSZ Földgázszállító Zrt. (2022, 2023)
- MFB Zrt. (2022)
- Albemarle Magyarország Kft. (2023),
- BKM Nonprofit Zrt. (2024),
- MET Services Kft. (2024).
„A Mars Magyarország együttműködik a KÖVET Egyesülettel, melynek fontos pillére a Zöld Iroda Program. Üzleti tevékenységünk mozgatója az Öt Alapelv, melynek teljesítménye hitünk szerint hatással van az emberekre és a bolygóra. Globális célunk, hogy tevékenységünket ZERO környezeti hatással végezzük 2040-re, ezért fontos folyamat irodai működéseink „zöldítése” is. Ebben a folyamatban segít Magyarországon partnerként a KÖVET azzal, hogy folyamatosan konzultálunk, mérjük a változást a KÖVET útmutatók alapján és az éves auditok eredményeként meghatározzuk a következő fejlesztési lehetőségeket.
A Zöld Iroda Minősítés látványos és jól megkülönböztethető elismerése egy vállalat környezetvédelmi és fenntarthatósági törekvéseinek, mely egyben az üzleti kapcsolatokban is biztos garancia a „közös nyelv” és értékrend kifejezésére.”
Mayer Zsolt – Mars Magyarország, Vállalati Kapcsolatok Igazgató